Mga Katitikan ng Pagpupulong o Minutes of the Meeting: Nilalaman, Tips, at mga Kinakailangang Istruktura

Habang nag-aaral ka pa lamang, nagkakaroon na kayo ng mga diskusyon, at madalas ay gumagawa kayo ng katitikan ng pulong o minutes of the meeting upang mabalikan ninyo ang konteksto ng inyong usapin.

Pagtuntong mo sa trabaho, higit mo itong madalas na mararanasan, lalo kung ang inyong operasyon ay mayroong mga dati nang kondisyong dapat lutasin at pag-aralan.

Ang minutes of the meeting ay tumutulong sa mga propesyonal para marebyu ang mga paksang kanilang napag-usapan noong ang kanilang kompanya’y maypagpupulong o kumperensya.

Ito rin ay pagbibigay ng paalala sa mga dumalo kung ano ba ang kanilang mga responsibilidad at tulungan silang manatiling may pananagutan.

Kapag gumagawa ng mga minuto ng pulong, isaalang-alang ang anumang mga detalye na sa tingin mo ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sanggunian ng mga kalahok sa pagpupulong sa ibang pagkakataon. Sa artiikulong ito, tuturuan ka ng Epicareer kung ano ba ang mga dapat ilagay o isama sa katitikan ng pulong:

Pangalan ng mga dadalo

Ito ay tanaw sa unang pahina ng minuto ng pagpupulong, kasama ang kanilang departamento at silang lugar nakatalaga.

Petsa, Oras, Lokasyon (pisikal o birtwal)

Ang petsa, oras, at lokasyon ay makikita rin sa harapan ng katitikan, at karaniwan ito ang indikasyon kung kailan at saan kayong nagpulong.

Agenda o Tunguhin ng Pagpupulong

Ito ang panguhaning paksang pag-uusapan sa pulong. Ito ay mayroon ding korelasyon sa mga nakaraan at mga hinaharap pang diskusyon.

Tanong at Sagot

Ito ang mga pumapapaibabaw na mga tanong at sagot sa kalagitnaan ng pag-uusap.

Proyekto na itinalaga sa panahon ng pulong at mga itinakdang pasahan

Sa ibang salita, ito ang punto ng aksyon na dapat asikasuhin at tapusin sa nakatalagang araw o panahon.

Ang desisyon na ginawa sa panahon ng pulong at kung kanino

Mahalagang ilagay ang desisyong ginawa sa pulong dahil ito ang susundin ang gagawing gabay ng mga miyembro ng kompanya sa operasyon.

Anumang mga pagwawasto sa nakaraang pulong

Nakalagay rin sa minuto ang mga dapat baguhin, rebisahin, at ayusin para sa mas progresibong pagganap ng mga empleyado at pinuno.

Petsa, oras, at silid para sa susunod na pagpupulong

Mahalaga ring ilista kung kailan ang susunod na pagpupulong para sa susunod na pagre-rebyu.

Kung ito ang una kang beses naatasan na magsulat para minuto ng pagpupulong, narito ang mga dapat mong tandaan:

Ihanda ang agenda o tunguhin ng pulong

Bago ang araw ng inyong pagpupulong, siguraduhin mong narebyu mo na ang huling katitikan nang sa gayon, ikaw ay may sapat na impormasyon para sa susunod na agenda. Karaniwan ay nagbibigay ng imbitasyon ang mga lider para sa darating na aktibidad na ito.

Itala ang mga dadalo

Kasama sa imbitasyon ang pangalan ng mga dadalo. Mula rito, maaari mo itong ilista upang maitala sa iyong papel.

Kumuha ng mga tala sa panahon ng pulong

Isa sa pinakamahalaga mong gawin ay itala ang mahahalagang impormasyong nahinuha mo sa pagpupulong. Hindi lamang ikaw tagapakinig, kailangan mong ilapat ang lahat ng detalyeng nabanggit sa pagpupulong.

Huwag kalimutang humingi ng mga dokumento na ipinakita sa pulong

Kung mayroong mga dokumentong iprinisenta sa pagpupulong, maiging kumuha ng kopya upang magsilbing iyong basihan sa pagsasa-ayos ng iyong minuto.

Suriin ang katitikan ng pulong

Ang pagsusulat ng katitikan ay hindi lamang upang isulat lahat ng impormasyon, kailangan mo ring unawain lahat ng detalyeng iyong nakuha, salain ang lubhang importante, at iwasang ilagay ang mga paulit-ulit na paksa.

Gumawa ng panghuling draft

Sa paggawa ng huling draft, siguradong lahat ay kumpleto na pati ang mga dapat ilagay sa umpisa ng iyong pahina. Maiging tingnang mabuti ang konstruksyon ng iyong mga pangungusap at paliwanag.

Ayusin ang mga may pagkakamaling o nakakalitong salita, at gumamit ng iba’t ibang estilo upang mapangibabaw ang mahahalagang tala.

Humiling ng pag-apruba mula sa iyong manager o iba pang nauugnay na mga pinuno, at isumite ito

Kung ikaw ay tapos na sa iyong minuto, maaari mo itong isumite sa pamamagitan ng pagbibigay ng mensahe sa pamamagitan ng email kasama ang lahat ng dumalo.

Dito, magkakaroon sila ng notipikasyon na ikaw ay tapos na, at magpapasa na ng panibagong update.

Sa pagsulat ng minuto o katitikan ng pulong, mahalagang may sinusundan kang tips upang maging wasto at organisado ito kapag ipinasa sa i

Gumawa ng balangkas

Lumikha ng isang sistematikong balangkas para sa paggawa iyong minuto. Iwasang paghalu-haluin ang mga impormasyon upang maiwasan ang pagkalito kapag ito ay nirebyu ng iyong manager at mga dumalo sa pulong.

Humingi ng paglilinaw kung kinakailangan

Huwag maghiyang humingi o magtanong ng klaripikasyon kung kinakailangan. Ang paglalagay ng mga impormasyon sa katitikan ng pagpupulong ay sensitibo at kinakailangang maging metikuloso pagdating dito.

I-rekord ang pulong

Isang tip para mabalikan ang iyong minuto ay magrekord ng pulong. Ito ang magsisilbi mong basihan kung sakaling ikaw ay may nakaligtaan habang nagkakaroon ng diskusyon.

Huwag ilagay lahat ng detalye kung maaari

Totoong sa pagpupulong, mahalaga ang lahat ng impormasyon, subalit may ibang hindi mo na kailangan pang itala lalo kung wala naman itong kaugnayan sa nilalaman ng inyong agenda.

Isaalang-alang ang mga sumusunod na istruktura sa paggawa ng katitikan ng pagpupulong:

• Pamagat ng Pulong
• Katitikan ng Pagpupulong
• Araw at Oras

• Mga dumalo:
• Pagtugon sa mga layunin
• Punto ng talakayan:
• Desisyon:
• Mga kalakip na dokumento kung mayroon:

Upang ganap mong maunawaan ang nilalaman ng pulong, binibigyan ka ng Epicareer ng halimbawa upang maging iyong batayan para sa pagsusulat mo ng katitikan ng diskusyon sa trabaho:

Halimbawa 1

JG Corporation

Katitikan ng Pulong

Abril 11, 2018

Mga dumalo:

• Alicia Cortez
• Bruce Sinio
• Derick Lopez
• Lyka Alvarez
• Rica Domeng

Pagtugon sa mga layunin: Maisakatuparan ang proposal para sa darating na team building

Punto ng talakayan: Pagpaplano ng lugar, araw, at sino ang grupong magsasaayos nito

Desisyon:

• Inihain ni Bb. Cortez na maghahanap muna ng lugar at bibisita rito upang personal na magtanong para sa akomodasyon at aktidad ng kompanya.

Mga kalakip na dokumento kung mayroon: Walang mailalapat na dokumento.

Halimbawa 2:

The Land of Book Association

Katitikan ng Pulong

Hunyo 23, 2019

Pagbubukas: Ang opisyal na pagpupulong ay isinagawa sa pamamagitan ng birtwal na espasyo ng Zoom, sa ganap na 8:30 ng umaga

Mga Dumalo: Lahat ay dumalo sa pulong.

Pag-apruba ng Agenda: Ang agenda ay nagkakaisang inaprubahan.

Pag-abruba ng Katitikan: Ang nakaraang katitikan ay nagkaisang inaprubahan ng mga kabahagi.

Talakayan mula sa nakaraang pagpupulong:

Ulat para Panibagong Proyektong ng Content Creation

Pinasimulan ng departamento ng Komunikasyon ang pagsasaliksik at pakikipag-ugnayan sa ibang kagawaran para sa mga plano, at mabubuong direksyon at produksyon na gaganapin sa Agosto ng kaparehong taon.

Bagong Talakayan:

Pagtalakay sa Lalamanin ng Produksyon

Sa pangunguna ni G. Alaric Lopez, isa-isa nito kinumusta ang bawat grupo, at kung sino-sino ang kakatawan para sa produksyon. Dito rin nagbahagi ang bawat grupo sa paglalahad ng kani-kanilang plano na isasakatuparan.

Agenda sa Susunod na Pagpupulong: Plano para sa Sponsorhip

Pagtatapos: Natapos ang pulong sa oras 10:30 ng umaga

Isinumite ni: Bb. Jhoi Sangin

Inaprubahan ni: G. Alaric Lopez

Halimbawa 3:

Starbranch Corporation

Katitikan ng Pulong

Enero 09, 2021

Mga Dumalo: Lahat ay dumalo

Pagtugon sa mga layunin: Upang makapagtalaga ng panibagong opisyal sa buong taon

Punto ng talakayan:

Sa pangunguna ni Bb. Elierka Goza, binuksan niyang muli ang pag-uusap na kailangan ng bagong transisyon para sa mga bagong opisyal sa buong taon. Dito rin inilatag kung ano ang mga pagbabago na pwedeng maganap.

Desisyon: Magkakaroon ng halalan sa huling linggo ng Enero.

Mga kalakip na dokumento kung mayroon: Walang mailalapat na dokumento.

Popular jobs in Philippines:

Virtual Assistant | WFH Call Center | Remote Customer Service | Marketing Communication Specialist | Account Manager | Data Engineer | UI/UX Designer | Accountant | Software Engineer | App Developer | Mobile Developer | Project Coordinator | Technical Support